door Hieke de Zeeuw
Wie ooit wel eens een verbouwing thuis heeft laten uitvoeren weet er alles van; je moet er met je neus bovenop zitten anders gaat er van alles mis. Wat voor jou heel belangrijk is, lijkt voor de timmerman of metselaar van heel andere orde. Staat er zo een muurtje iets te ver naar links, het afvoerputje op een onpraktische plek en zijn de tegels net niet zo geplakt dat ze precies aansluiten op de deurkozijnen. Detail, maar jij kijkt er de komende tien jaar iedere dag tegenaan.
Geïmponeerd
Geïmponeerd ben ik daarom altijd als ik langs kantoorgebouwen in aanbouw rijd. Eerst wordt er flink heen en weer gereden met zandauto´s en dan gaat het gestaag omhoog. Skelet, muren, ramen en dan de afwerking aan de binnenkant. Je weet dat achter de schermen uren, dagen, maanden is vergaderd, gepland, getekend en gecommuniceerd om alles zo te laten verlopen dat het bedrijfsproces zo min mogelijk wordt verstoord.
Bouwen en verhuizen zijn een gezamenlijke verantwoordelijkheid van inhoudelijk deskundigen en management. Nieuwbouw en verhuizen is voor bedrijven een huzarenstukje op het snijvlak van organisatie en interne communicatie.
Grijs gebied
Zo zou het ook moeten gaan met de bouw van een nieuwe website. Voor kleinere organisaties is dat vaak als bij de verbouwing thuis: je moet er met je neus boven op zitten, maar je kunt door direct te communiceren nog een boel bijsturen. Ook de externe partij die bouwt en host kan zich nog een beeld vormen van wat je nodig hebt en adequaat adviseren. Dat is niet altijd het geval bij grote (publieke)organisaties waar de verantwoordelijkheid voor het web, de portal of andere diensten via internet zich bevinden in het grijze gebied tussen ict, communicatie, sales en marketing. Iedereen met eigen competenties, – taal en – belangen. Stabiliteit, beveiliging, usability, flexibiliteit en kwaliteit van de informatie zijn één, ´politieke druk´ om een nieuwe site op een vastgesteld tijdstip te lanceren de andere zwaarwegende complicerende factor. Grote organisaties zijn bovendien vanuit het perspectief van externe partijen onoverzichtelijk. Er ontbreekt vaak één duidelijke verantwoordelijk aanspreekpunt mét verstand van zaken en ruim mandaat om voor alle partijen tegelijkertijd een knoop door te hakken.
Nauwkeurig
Het bestek van een nieuw te bouwen kantoor is gedetailleerd. Tot op de dag en € 200 nauwkeurig rekent een aannemer uit wat er zal gebeuren en wat er van de opdrachtgever wordt verwacht. Alle organisatorische aspecten, materiaal, personeel en vergunningsvoorwaarden komen aan de orde. Dat zelfde geldt voor het draaiboek van de verhuizing. Alle disciplines weten precies wat ze van elkaar en wanneer kunnen verwachten: dozen verspreiden op maandag, inpakken voor vrijdag, zaterdag wordt alles opgehaald. Zo moet het ook bij de bouw van een nieuwe site. Je maakt een bestek voor de bouw én een draaiboek voor de contentmigratie en de daadwerkelijke lancering. Wie doet wat, wanneer én wat hebben we dan? Vooral dat ´wat hebben we dan?´ is cruciaal. Juist vanwege de betrokkenheid van zo veel disciplines is het afstemmen van die boodschap de grootste succesfactor. Alleen de gezamenlijke intentie ´we gaan er voor´ is beslist onvoldoende als je niet achteraf tot de ontdekking wilt komen dat je iets hebt laten bouwen waar niemand gelukkig mee.